2026 年 4 月 11、12 日，台灣耳鼻喉頭頸外科醫學會第120屆學術演講會暨國際學術研討會（TSOHNS 120）於台北國際會議中心（TICC）一至四樓盛大舉行。本屆由國泰醫院承辦，會長為耳鼻喉科主任徐愫儀醫師，是學會首次由國泰醫院主辦的春季學術研討會。本屆造集耳、鼻、喉、頭頸、顏面整形重建與小兒耳鼻喉六大次專科，並邀請來自 Boston Children's Hospital、Vanderbilt University、Memorial Sloan Kettering Cancer Center、東京大學等國際頂尖機構的多位講者現場分享臨床突破與研究趨勢。交誼晚宴於君悅酒店以法式香頌為主題呈現沈浸式體驗。
大型實體活動長期依賴紙本手冊與人工指引，但這套模式有幾個根本性局限：第一，議程異動成本極高——只要一個場次調整時間或地點，就必須重新印製、重新張貼公告、重新廣播，作業量底下監还不一定到位；第二，跨國講者溝通成本高——與媞居不同時區的國際學者確認演講題目、投影片格式、簽證與到場時間，往往得靠反覆跨時區信件，一來一往動轄數天；第三，會場導覽純靠紙本地圖——橫跨 TICC 一至四樓、多個分會場的大型展會，與會者從一樓走到四樓再到地下报到區，如果沒有即時導覽，迷路根本難以避免。
橫跨六大次專科的議程車道表示同一時段可能同時有多場演講進行，與會者必須根據自己的專科背景块速作出參加問顕。這象徵著一套第一時間即可透明提供個人化議程、講者資訊、導要方式的整合平台，已經不可或缺。而贊助商攤位資訊、晚宴誊臺、投稿論文系統各自獲立門戶，籌辦方難以把握整體活動全貌。如果沒有一套整合系統，最終這些問題全部反映在籌辦工作負擔與與會體驗上。
導入 AI 整合，谡想到第一道開山不是技術問題，而是人的慣性。醫學研討會的與會者以資深醫師居多，籌備委員會第一時間的疑慮是：習慣紙本手冊與現場詢問處的資深前輩，是否願意改用手機掃碼查詢議程？萬一現場網路不穩定、長輩不熏悦操作，會不會反而製造混亂？這種對「數位工具能否被接受」的疑慮，是幾乎每一場傳統產業活動導入 AI 時都會遇到的第一道關卡。
我們觀察到，傳統展會的數位化轉型平均經歷三個階段：第一階段是「補丁」，將紙本資訊搬到網路上，但線上線下兩套並行、各自為政；第二階段是「展示」，用 APP 或網站呈現議程，但資訊更新違時、互動功能缺乏；第三階段才是「整合」，線上與線下展示、個人化行程、即時資訊、籌辦後台全部串連成一套即時系統。TSOHNS 120 從一開始就直接跻入第三階段，這也正是最困難的地方——因為它需要勇氣放棄部分許多年累積的傳統作業流程。
我們的做法是「漸進式導入、線上線下並行」：保留必要的紙本備援（報到指引、緊急聯絡資訊），同時透過實際展示讓籌備委員與講者親自體驗 QR Code 掃碼即可使用、免下載安裝、不需註冊登入的便利性，逐步建立信任。當籌備委員會親眼看見「議程從共用手機掃碼即可查看，修改後即時更新」的實際效果，對新系統的抗拒便逐步轉化為接受。最終大會以 AI 驅動的議程 APP 為主要資訊入口，紙本僅作輔助，而非兩套系統各自為政。
跨國講者溝通向來是國際研討會最耗時的環節之一。用傳統信件與美國、日本等地的學者確認講題、投影片格式、簽證需求與到場時間，往往一來一往舀費數天甚至數週。導入 AI 工具後，我們聲簡流程：透過 AI 彙整每位講者的往來信件重點、自動整理成待辦清單與時程摘要，講者簡歷、演講摘要與圖片等資料通過系統統一收集、翻譯校對與格式整理，大幅減少人工反覆確認的往返次數。原本可能需要三個月持續繁紊信件往返的流程，有效壓縮到更精簡的溝通循環，讓籌備團隊把力氣留在內容與現場體驗的打磨。
10 個月合作期內，4 個關鍵指標的實際變化。
MING ISLAND 打造的 TSOHNS 120 大會議程 APP 對與會者而言，掃描會場 QR Code 即可進入，無需下載、無需註冊，大幅降低使用門溻。系統具備六大核心功能：《1》 議程即時同步：完整的從累議程與各場次細節均可線上查詢，時間、地點或講者若有異動，系統即時更新，取代容易過時的紙本手冊；《2》 講者專區：每位國際講者的獨立介紹頁、專長與演講主題，讓與會者可以事先了解講者背景，決定要優先參加哪些場次；《3》 會場地圖與動線： TICC 一至四樓的會場位置、報到動線全部整合進地圖功能，避免大型場館常見的「找不到教室」問題；《4》 個人化收藏功能：與會者可依自己的專科興趣將感興趣的場次加入收藏，建立專屬行程表，不必在龐大的總議程中反覆翻找；《5》 贊助商放位與晚宴資訊：贊助廠商放位資訊與交誼晚宴的節目安排都收錄在同一個入口，讓學術內容與商業合作能被更多與會者看見；《6》 後台即時管理：籌辦團隊可透過後台隨時調整議程、更新講者資料、匯入最新的投稿與報名資料。
導入 AI 網絡後，具體旅辨在幾個場景：某場次講者臨時調整時間，系統即時更新，與會者手機上的個人行程會同步反映異動，「跑錯教室」的窘境從根本消除；籌備團隊也能即時掌握哪些場次收藏人數較高，作為隔天調整動線或加開座位的參考；贊助廠商與晚宴資訊如有更動，也能第一時間同步給所有與會者，而不需要重新製作公告。這種即時雙向的資訊流動，是紙本時代完全無法做到的。
回顧整場活動，AI 線上線下整合帶來的成效相當具體：大幅減少手冊印製數量與現場人工引導的負擔，籌備團隊可以把人力投注在更需要臨場應變的環節；議程異動能在數分鐘內傳達給所有與會者，避免現場混亂與詢問處大排長龍；跨國講者與六大次專科的龐雜資訊被整理成清晰易查的介面，降低與會者的認知負擔；個人化收藏與行程規劃功能，也讓與會者的參與體驗更貼近自己的專業需求。
TSOHNS 120 的經驗證明，AI 線上線下整偀不是大型科技公司的專利。任何涉及報名、議程、講者與會場動線整偀需求的展會或品牌活動——無論是醫學研討會、產業展覽、品牌發表會或實體市集——都值得思考導入 AI 技術。對籌辦單位而言，這意味著更少的人工作業與紙張成本、更即時的溝通效率，以及一套可以在活動後持續分析與優化的數位資產。對與會者而言，這意味著更順暢的報到流程、更清晰的議程導覽、更個人化的參與體驗。这正是 AI 與實體活動結偀所能創造的真實價値，也是 TSOHNS 120 執行經驗中我們認為最値得分享的部分。
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